Le riunioni costano tempo. I workshop creano risultati. Non è uno slogan.
Faccio da anni il facilitatore di workshop. Ho visto team prendere una decisione in un solo giorno dopo aver girato per anni intorno allo stesso problema. Ho visto manager che, dopo sei ore di lavoro insieme, pensavano alla loro azienda in modo diverso da prima. E ho visto cosa succede quando questo non accade, quando invece si torna alla riunione successiva.
La differenza non è un segreto, ma un metodo.
Questa serie è iniziata con una presentazione su LinkedIn: nove diapositive, nove motivi per cui un workshop facilitato è più efficace di qualsiasi riunione. Qui puoi trovare tutti e nove i motivi in un colpo d'occhio e un articolo dettagliato per ciascuno di essi se vuoi approfondire.
In questo articolo:
1. decisioni rapide, invece di mesi di processi
2. l'efficacia motiva il team
3. gli introversi possono dire la loro
4. rendere visibile invece di discutere
5. nessuna distrazione - concentrazione totale
6. lo spirito di squadra cresce
7. uscire dalla routine quotidiana
8 L'intelligenza collettiva batte l'opinione individuale
9 Decidere insieme significa portare avanti insieme
1. decisioni rapide, invece di mesi di processi
Più l'azienda è grande, più le decisioni richiedono tempo. Il capo reparto chiede al responsabile di linea, il responsabile di linea chiede al consiglio di amministrazione, il consiglio di amministrazione non ha tempo per altre sei settimane. Di solito il risultato non è migliore, ma solo ritardato.
Nel workshop, il decisore siede in diretta nella stanza. Non come ospite, ma come partecipante al processo decisionale. Ascolta le stesse argomentazioni, vede gli stessi dati, discute le stesse opzioni - nello stesso momento di tutti gli altri. Ciò che normalmente richiede mesi, in officina avviene in poche ore.
Il vero ROI di un workshop non è quindi solo il risultato, ma anche il tempo che non viene più perso. Un workshop di strategia che in un giorno porta a una decisione che altrimenti avrebbe richiesto tre mesi, non è un fattore di debolezza. È denaro.
→ Puoi leggere l'articolo completo qui: Workshop e decisioni
2. l'efficacia motiva il team
Tutti conoscono il lavoro intenso: 47 email a cui si risponde, tre riunioni, una giornata intensa e la sensazione, la sera, di non aver fatto nulla di concreto.
In un workshop avviene il contrario. In sei-otto ore o addirittura in pochi giorni, si sviluppano idee, decisioni e passi successivi, insieme e in modo tangibile. Con tanto di nomi, per così dire. Lo psicologo Richard Hackman ha fatto delle ricerche in merito: L'efficacia è uno dei più forti motivatori intrinseci che esistano. Non elogi, non soldi, ma la sensazione che il tuo lavoro stia facendo la differenza.
Non si tratta di una coincidenza in un buon workshop. Si tratta di design: se vuoi davvero motivare un team, devi dargli qualcosa che lo emozioni davvero.
→ Puoi leggere l'articolo completo qui: Motivazione del team attraverso i workshop
3. gli introversi possono dire la loro
Nelle riunioni vince chi pensa velocemente e parla a voce alta. Non si tratta di una debolezza degli introversi, ma di un difetto di progettazione della riunione.
Il risultato è che le aziende perdono sistematicamente le idee migliori. Non perché le idee non ci siano, ma perché il formato non le consente. Il principio del workshop „insieme da soli“ cambia le cose. Ognuno pensa prima per sé, scrive, struttura e poi porta un processo di pensiero completo al gruppo: simultaneamente, indipendentemente dal volume, indipendentemente dalla gerarchia.
Mi capita regolarmente: la persona più calma nella stanza ha i pensieri più precisi - ha solo bisogno del formato giusto.
→ Puoi leggere l'articolo completo qui: Introversi in officina
4. rendere visibile invece di discutere
„Intendiamo tutti la stessa cosa“. Questo è l'errore più costoso negli affari.
Il linguaggio è impreciso: due persone usano la stessa parola e intendono cose completamente diverse. Questo non porta al conflitto, ma a una situazione ben peggiore: lo pseudo-consenso. Tutti annuiscono, nessuno ha capito la stessa cosa e lo si capisce solo sei mesi dopo.
Il workshop lo rende visibile. Non parlare, schizzo. Le idee astratte diventano artefatti - schizzi, diagrammi, raggruppamenti su una lavagna - che tutti possono guardare contemporaneamente. Quelli che i ricercatori chiamano „oggetti di confine“ creano una vera comprensione reciproca. Quando vedi ciò che l'altro sta dicendo, ti rendi immediatamente conto se stai pensando davvero la stessa cosa. La maggior parte delle volte non è così. E questo è un bene.
→ Leggi l'articolo completo qui: Visualizzare le idee in laboratorio
5. nessuna distrazione - concentrazione totale
L'Università di Irvine lo ha misurato: Dopo un'interruzione, ci vogliono 23 minuti per ritrovare la piena concentrazione -. 23 minuti! Per una singola notifica push.
Nella vita di tutti i giorni, molte persone non riescono mai a concentrarsi veramente. Non perché non lo vogliano, ma perché il loro ambiente non lo permette. In laboratorio: Via i cellulari. I computer portatili sono chiusi. All'inizio è insolito per molte persone, ma dopo venti minuti al massimo puoi sentire la differenza. E dopo un'ora si entra in quello che noi chiamiamo flusso.
La concentrazione non è un lusso, ma un prerequisito per un buon lavoro. Un workshop la crea strutturalmente, non attraverso gli appelli, ma attraverso l'ambientazione.
→ Leggi l'articolo completo qui: Concentrazione in officina e lavoro profondo
6. lo spirito di squadra cresce
Team distribuiti, lavoro a distanza, comunicazione asincrona: molti team hanno perso il senso del „noi“. Non in modo drammatico, ma in modo silenzioso e segreto.
Il neuroscienziato Matthew Lieberman lo descrive così: "Il cervello umano è costruito per la connessione sociale. Non è un bonus, è una funzione di base. La vera fiducia non nasce da una parete da arrampicata o dal Pizza Friday. Si crea attraverso una lotta comune, un fallimento comune, una risoluzione comune.
Questo è esattamente ciò che accade in un buon workshop: si riflette insieme su qualcosa di difficile, si è in disaccordo, si giunge a un accordo, si vede come l'altra persona reagisce sotto pressione e di che pasta è fatta. Questo unisce più di qualsiasi altro evento di squadra.
→ Leggi l'articolo completo qui: Rafforzare lo spirito di squadra con i workshop
7. uscire dalla routine quotidiana
Non puoi risolvere i problemi con la stessa mentalità che li ha creati.
Se ti siedi sempre alla stessa scrivania, con gli stessi colleghi, nelle stesse riunioni, arrivi alle stesse conclusioni. L'ambiente innesca i modelli di pensiero. Ma se cambi ambiente, cambi anche la tua prospettiva.
Leung et al. hanno analizzato questo aspetto in modo empirico: I nuovi ambienti promuovono modelli di risoluzione dei problemi più creativi. Quando lasci la tua scrivania, lasci la tua zona di comfort. Chi esce dalla propria zona di comfort trova altre risposte. Questo è l'effetto fuori sede e non va sottovalutato.
→ Leggi l'articolo completo qui: Vantaggi delle officine fuori sede
8 L'intelligenza collettiva batte l'opinione individuale
James Surowiecki lo ha dimostrato in „La saggezza delle folle“: Nelle giuste condizioni, un gruppo eterogeneo batte quasi sempre il singolo esperto. Non solo a volte, ma quasi sempre.
Nella maggior parte delle aziende, le decisioni vengono prese da un piccolo numero di persone con curriculum simili, background simili e punti oscuri simili. Questo è umano, ma è anche costoso. I workshop mettono insieme cose che non si incontrano nella vita di tutti i giorni. Lo sviluppatore siede accanto al consulente del cliente, il manager accanto al giovane professionista. Nessuna persona può pensare al risultato da sola.
L'intelligenza collettiva non è un concetto hippie. È un vantaggio strategico. Ma ha bisogno del giusto formato e di un facilitatore che la renda strutturalmente possibile.
→ Leggi l'articolo completo qui: L'intelligenza collettiva nel laboratorio di squadra
9 Decidere insieme significa portare avanti insieme
La migliore strategia è inutile se nessuno la mette in pratica.
Ho visto molti bellissimi documenti strategici, formulati con amore, redatti in modo professionale e approvati dalla direzione. E poi: niente. Non perché la strategia fosse sbagliata, ma perché le persone che avrebbero dovuto attuarla non erano mai state consultate.
L'effetto IKEA si applica anche alle strategie: Michael Norton, Daniel Mochon e Dan Ariely lo hanno descritto nel 2012: Le persone apprezzano e difendono ciò che hanno contribuito a costruire. Una giornata di workshop in cui un team elabora insieme una direzione è talvolta il modo più rapido per ottenere un cambiamento effettivo. Non è il più facile, ma il più efficace.
→ Leggi l'articolo completo qui: Acquisizione della strategia attraverso i workshop
Perché un workshop moderato non è un lusso, ma il formato più efficiente che ci sia
Nove motivi, tutti collegati tra loro.
Si prendono decisioni rapide perché i decisori sono presenti nella stanza. La motivazione nasce perché si può sperimentare l'efficacia. Gli introversi possono dire la loro perché il formato lo rende possibile. La visualizzazione evita lo pseudoconsenso. La concentrazione permette di pensare in profondità. Lo spirito di squadra cresce grazie alla lotta comune. Il cambiamento di luogo apre nuove prospettive. L'intelligenza collettiva batte le opinioni individuali. E lavorare insieme genera un vero e proprio consenso.
Se vuoi la versione breve, visita LinkedIn: la troverai lì. nel mio profilo. Ma se vuoi capire come funziona e perché, allora questi articoli sono il posto giusto.
E se ti trovi di fronte a un compito che una riunione non è in grado di risolvere scrivimi. Faccio workshop a Colonia e in tutta la Germania. Vedremo insieme se e come un workshop possa essere il formato giusto per il tuo team.
FAQ: Moderare un workshop
Qual è la differenza tra un workshop e una riunione?
Una riunione è un formato per informare e coordinare. Un workshop è un formato per lavorare e prendere decisioni insieme. I risultati vengono presentati in una riunione e vengono creati in un workshop. La differenza decisiva è che in un workshop tutti i partecipanti sono coinvolti attivamente nel lavoro. Non ci sono spettatori. Non si tratta di un dettaglio, ma del vero meccanismo che rende i workshop efficaci.
Quali argomenti sono adatti a un workshop moderato?
Ogni volta che un gruppo deve prendere una decisione, un piano o una comprensione condivisa. Sviluppo della strategia. Decisioni sui prodotti. Posizionamento del marchio. Sviluppo del team. Risoluzione di problemi. Progettazione di processi. Un workshop è il formato giusto quando il risultato non può - o non deve - essere ottenuto da un solo individuo.
Quanto deve durare un workshop?
Dipende dal compito. Quattro-sei ore sono spesso sufficienti per workshop decisionali mirati. Per argomenti più complessi, come lo sviluppo di una strategia o l'approfondimento dei processi di gruppo, è necessaria un'intera giornata, a volte un giorno e mezzo. Quello che non funziona è chiamare „workshop“ una riunione di due ore. Il tempo per pensare, discutere e prendere decisioni reali non può essere compresso arbitrariamente.
Quando ho bisogno di un moderatore esterno?
Se il manager o un membro del team deve moderare e partecipare ai contenuti allo stesso tempo. Questo non è possibile. Se moderi, osservi - se partecipi ai contenuti, perdi la tua visione dall'alto. Inoltre, un moderatore esterno porta con sé la neutralità: non ha alcun interesse nel risultato. Questo cambia le dinamiche nella stanza. Inoltre, apporta metodi che il team non conosce da solo.
Quanto costa un workshop moderato?
Questo varia molto a seconda della durata, del numero di partecipanti, della preparazione e degli obiettivi. Un workshop di mezza giornata è diverso da un processo strategico di due giorni con preparazione e follow-up. Quello che posso dire: Un workshop ben gestito si ripaga quasi sempre da solo, grazie al risparmio di tempo per prendere decisioni, alla minore resistenza all'implementazione e alla chiarezza dei passi successivi. Il problema è raramente il prezzo. Il problema è la scelta del formato sbagliato.
Marco Barooah-Siebertz è il fondatore di Superblau a Colonia, un'agenzia che si occupa di posizionamento del marchio, storytelling e strategia dei siti web. Supporta le start-up e le PMI nello sviluppo di messaggi chiari per il marchio e di siti web che convertono.
