Ho già visto come una decisione abbia richiesto quattro mesi per essere presa - quattro mesi di email, follow-up, giri di coordinamento - e poi si è tenuto un workshop e la decisione è stata presa due ore dopo. Non è un caso isolato. Mi succede regolarmente e mi sorprende ogni volta. Se prendi le decisioni in un workshop, risparmi mesi, non giorni. Qui ti spiego perché non si tratta di una coincidenza.
In molte aziende i ritardi nel processo decisionale non sono un'eccezione, ma la norma. I capi reparto aspettano i loro superiori, i superiori aspettano il consiglio di amministrazione, il consiglio di amministrazione aspetta il prossimo trimestre - e il progetto rimane fermo Ciò che mi frustra di più è che di solito le informazioni sono già disponibili, le opinioni sono già state formate: Le informazioni sono solitamente disponibili da molto tempo, le opinioni sono già state formate. Non c'è alcuna mancanza di conoscenza. Quello che manca è uno spazio in cui tutti possano prendere decisioni allo stesso tempo.
Questo è esattamente ciò che è un buon workshop: niente brainstorming, niente raccolta di idee - uno spazio in cui si prendono decisioni reali.
Perché le decisioni nelle aziende richiedono così tanto tempo
I processi decisionali nelle aziende non sono una questione di intelligenza o di motivazione, ma un problema strutturale. Più grande è l'azienda, più livelli ci sono tra l'impulso e la decisione. Un reparto sviluppa un'idea. L'idea va al capo reparto. Il capo reparto la porta alla riunione della direzione. La riunione della direzione viene rimandata. Il mese prossimo. Poi di nuovo.
Lo vedo in quasi tutte le aziende di medie dimensioni: non perché le persone lavorino male, ma perché il sistema è costruito in questo modo. Le decisioni vengono preparate in silos e trasmesse verso l'alto nelle gerarchie. A ogni livello ci sono questioni di filtro, di responsabilità e di valutazione dei rischi.
Il risultato: nessuna decisione è mai abbastanza urgente da essere presa immediatamente.
C'è poi il problema del feedback. Chiunque prenda una decisione raramente riceve un feedback sincronizzato. Al contrario: e-mail asincrone, informazioni incomplete, interpretazioni diverse. Ognuno vede solo la propria sezione, nessuno vede il quadro completo. Questo non solo costa tempo e denaro, ma anche nervi!
Senza un decisore nella stanza, il workshop è una perdita di tempo.
Questa è l'unica regola che non infrango mai. E consiglio a tutti di fare lo stesso. Se la persona che deve dire sì o no alla fine non è presente di persona al workshop, allora il workshop è una fase di preparazione prolungata. Non è un brutto format, ma non è un workshop decisionale.
Ho moderato workshop in cui tutti i partecipanti erano super preparati, tutte le informazioni erano aperte e la discussione era eccellente. E poi: „Dobbiamo ancora concordarlo con la direzione“. Fine. Fine. Niente per settimane.
Il decisore deve essere presente nella stanza
Questo a volte implica discussioni difficili in anticipo. „Il CEO non ha tempo per un'intera giornata“. Allora facciamo mezza giornata. O tre ore. Ma deve essere presente. Altrimenti non posso promettere che verranno prese delle decisioni. La buona notizia è che se si riesce a fare questo - se il vero decisore è presente nella stanza - le decisioni vengono prese in quasi tutti i workshop perché la situazione lo richiede, perché tutti sono presenti nello stesso momento e perché non è più possibile evitarle.
Cosa c'è di diverso nel workshop rispetto a qualsiasi riunione
Le riunioni sono una preparazione asincrona delle decisioni che avviene in modo sincrono. Sembra una contraddizione, ma è esattamente quello che succede. Nelle riunioni si riuniscono persone con diversi livelli di informazione: Uno ha letto il rapporto, l'altro no, uno conosce il contesto, l'altro sente l'argomento per la prima volta. Questo porta a uno schema classico: la prima metà della riunione porta tutti allo stesso livello e poi non c'è più tempo per prendere decisioni reali.
Questo è diverso in un workshop perché la struttura lo impedisce fin dall'inizio. Un workshop ben moderato mette tutte le informazioni sul tavolo all'inizio - tutti allo stesso tempo, tutti con lo stesso quadro in mente. A quel punto inizia l'analisi congiunta, la valutazione e la decisione nel workshop.
Il fattore decisivo: Tutti i partecipanti lasciano il workshop con una decisione. Non con una raccomandazione. Non con una bozza. Con un risultato. Nei workshop ho visto team decidere dopo tre ore cose che prima erano rimaste bloccate in catene di e-mail per mesi. Non perché fossero più intelligenti, ma perché c'erano le condizioni giuste: terreno comune, spazio condiviso, un obiettivo chiaro.
Il vero ROI di un workshop: paghi per i mesi risparmiati
Quando si parla di ROI di un workshop, molti pensano al documento di output: la strategia, la roadmap, la decisione. È vero, ma questa è solo metà dell'equazione. Il vero ROI è il tempo risparmiato. E questo è enorme.
Permettetemi di essere specifico. Una decisione che richiede quattro mesi impegna le risorse in questo periodo. I project manager scrivono i follow-up. Manager che partecipano a riunioni di coordinamento. Dipendenti che aspettano il via libera per poter iniziare. Questi non sono costi marginali.
Fai i conti da solo: Tre manager, quattro mesi di attesa. Costi del personale pro rata, costi di opportunità, avvio ritardato del progetto. Ho visto scenari in cui questa cifra raggiunge rapidamente le sei cifre. Un workshop costa un giorno. Forse due. Più la preparazione e la moderazione. E poi la decisione viene presa. Non si tratta di una spesa premium, ma di una semplice ottimizzazione dei costi. Chiunque faccia calcoli diversi, sta facendo male i conti.
Quando un workshop non è la risposta giusta
Lo dico perché credo sia importante: Un workshop non è una panacea. Ci sono situazioni in cui non funziona e preferisco dirlo prima che dopo. Un workshop non funziona se la decisione è già stata presa e deve solo essere legittimata. Un workshop non funziona se mancano le informazioni di base. Se abbiamo bisogno di raccogliere dati, preparare analisi o ottenere competenze esterne, allora è necessario prima questo e poi il workshop.
Un workshop non funziona se il conflitto è troppo profondo. Se due campi hanno interessi fondamentalmente diversi e questa differenza non può essere risolta in un giorno, un processo di mediazione è il formato più appropriato. Rifiuto i lavori se ritengo che l'officina non sia lo strumento giusto.
Come organizzare un workshop decisionale
Un workshop che porti davvero a delle decisioni non è frutto del caso. Una preparazione accurata è la chiave di volta.
Passo 1: Formulare chiaramente il quesito decisionale
Prima di invitare qualcuno, devi saperlo: Cosa si dovrebbe decidere alla fine del workshop? Non „vogliamo parlare di X“. Ma piuttosto: „Decidiamo se fare o meno X - e se sì, come“.“
La domanda deve essere così specifica da consentire un chiaro sì o no alla fine.
Passo 2: Invitare le persone giuste
Meno è meglio. Sono necessari: il decisore, le persone con le conoscenze più rilevanti e, se necessario, un moderatore neutrale. Niente spettatori, niente politica. E chiunque non contribuisca attivamente alle decisioni del workshop non ha posto nella stanza.
Passo 3: condividere tutte le informazioni in anticipo
Nessun partecipante al workshop dovrebbe conoscere fatti importanti per la prima volta durante il workshop. Dati rilevanti, analisi, opzioni: tutto viene fornito in anticipo come materiale di lettura. Il workshop non ha lo scopo di informare. Serve a prendere decisioni.
Modello di workshop per l'invito:
„Ci riuniremo il [data] per [X ore] per prendere la seguente decisione in laboratorio: [domanda di decisione]. Ti preghiamo di leggere in anticipo il materiale allegato (circa 20 minuti). Alla fine del workshop avremo deciso [sì/no/opzione A o B]“.“
Passo 4: Moderare una struttura chiara
Un workshop decisionale richiede delle fasi: fare il punto della situazione - valutare le opzioni - prendere una decisione - determinare i passi successivi. Ogni fase ha una scadenza, quindi non c'è spazio per le divagazioni.
Passo 5: documentare la decisione e comunicarla direttamente
Alla fine del workshop c'è un protocollo scritto. Non cinque pagine. Tre frasi: Cosa è stato deciso? Chi è responsabile? Cosa succederà in seguito e quando? Questi verbali vengono inviati a tutte le persone coinvolte lo stesso giorno.
FAQ: Decisioni in laboratorio
Quanto deve durare un workshop decisionale?
Questo dipende dalla complessità della decisione da prendere nel workshop. Tre o quattro ore sono spesso sufficienti per domande chiaramente definite. Per decisioni strategiche complesse con molti partecipanti, può essere necessaria un'intera giornata. Cosa non funziona mai: chiamare un incontro di un'ora „workshop“ e poi chiedersi perché non si prende nessuna decisione. Il tempo non è una garanzia, ma troppo poco tempo è garanzia di nessun risultato.
Quanto costa un workshop moderato da professionisti?
Il costo varia molto a seconda del fornitore, della durata e della preparazione. Una mezza giornata di moderazione professionale costa tra i 1.500 e i 5.000 euro, a seconda del mercato. Sembra una cifra elevata, se non la si confronta con il costo di ritardare una decisione per quattro mesi. Nella maggior parte dei casi, la moderazione è la spesa più vantaggiosa rispetto all'esborso totale.
Un workshop deve sempre essere moderato dall'esterno?
No. La moderazione interna funziona bene se il moderatore non ha una propria agenda nella decisione ed è veramente neutrale. Spesso questo è più difficile di quanto sembri. Raccomando la moderazione esterna soprattutto se la decisione è politicamente carica, se ci sono gerarchie nella stanza che inibiscono la libertà di parola o se la moderazione interna non ha portato a risultati in passato.
Cosa succede se non si raggiunge un accordo durante il workshop?
Allora questo è un risultato. Non un cattivo risultato, ma un risultato onesto. Se non si riesce a raggiungere un accordo dopo un workshop strutturato, di solito è a causa di un conflitto più profondo che deve essere affrontato prima. Questa conoscenza è preziosa. Ti evita di investire altri mesi in cicli di coordinamento che non portano a nulla.
Quali decisioni sono particolarmente indicate per un workshop?
Decisioni strategiche che riguardano più reparti. Decisioni di priorità con compromessi reali. Decisioni di processo che riguardano diversi team. E qualsiasi decisione che sia rimasta in circolazione per più di sei settimane senza essere stata presa. L'ultimo criterio è di solito il segnale più chiaro: se una decisione rimane bloccata nel normale processo, ha bisogno di un quadro diverso.
Un workshop non è una cura miracolosa. Ma è il formato più efficace che conosco per accelerare le decisioni che si bloccano nella vita quotidiana. Ciò che richiede mesi di riunioni, richiede ore di lavoro nel laboratorio giusto.
Se al momento stai rimandando una decisione - scrivimi. In una breve discussione scopriremo se un workshop è il formato giusto. E, in caso affermativo, come dovrebbe essere.
Marco Barooah-Siebertz è il fondatore di Superblau a Colonia, una società di consulenza per il posizionamento, il go-to-market, lo storytelling e i prodotti digitali. Supporta le start-up e le PMI nello sviluppo di messaggi di marca chiari e di siti web che convertono.
